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Sérgio Martins - Fundador da Profitage
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As empresas de sucesso estão constantemente procurando por novas tecnologias e modelos de organização inovadores, que lhes permitam se adaptar a um ambiente de negócios repleto de mudanças.

Para suprir suas necessidades, existe o outsourcing administrativo. Uma solução abrangente, que agrega valor aos empreendimentos por meio da padronização, simplificação e otimização de processos.

O outsourcing também auxilia no que diz respeito ao gerenciamento de funções, departamentos, áreas de negócios e tarefas auxiliares, que fazem parte da estrutura de uma organização, ajudando a tornar a empresa competitiva em seu mercado.

Além disso, o outsourcing administrativo pode garantir equipes de trabalho projetadas especificamente para o cumprimento de "tarefas-chave", a serem executadas com eficiência e assertividade.

Se você ainda não está familiarizado com o assunto e quer entender a estratégia por trás desse conceito, continue conosco até o final do artigo.

O que é outsourcing?

Traduzindo de forma simplificada, o termo vem da junção de duas palavras da língua inglesa, “out” e “source”, algo como “origem externa”. Entretanto, quando adaptamos a expressão para o português, ela pode ser interpretada como “terceirização”, embora isso possa ser um equívoco.

No geral, a diferença entre os dois conceitos é simples:

- Outsourcing: é um tipo de terceirização estratégica, voltada para a contratação de serviços externos;

- Terceirização: costuma ser utilizada para se referir à contratação de serviço braçal, como na área de limpeza e higienização, por exemplo.

O outsourcing geralmente é utilizado para o cumprimento de determinadas tarefas ou serviços internos por outra organização, sendo uma opção mais rápida e eficaz do que contratar funcionários ou montar um setor próprio.

Os contratos de outsourcing costumam ser assumidos por empresas especializadas e que possuem todas as ferramentas necessárias para dar continuidade ao serviço, que pode ser realizado em áreas administrativas, de recursos humanos, contabilidade, suporte técnico e até mesmo engenharia.

Logo, em muitos casos, essa espécie de terceirização pode significar uma redução considerável nos custos de uma organização, que não pode (ou não quer) manter departamentos específicos para cada necessidade interna.

O que é outsourcing administrativo?

O outsourcing administrativo também é conhecido como BPO, ou Business Process Outsourcing, algo como “Terceirização de Processos de Negócios”. Como mencionamos anteriormente, esse é um método de terceirização de determinados processos, por meio de um provedor de serviços externo. No caso, o processo em questão é o que se refere à administração da empresa.

O outsourcing administrativo é uma ferramenta essencial para aumentar a agilidade do negócio, independentemente do mercado em que ele atua, já que permite que a empresa se concentre apenas no que é essencial, deixando a parte burocrática para terceiros.

Por que o outsourcing administrativo é uma boa ideia?

É comum vermos empreendedores acharem que podem lidar com todas as tarefas administrativas de suas empresas por conta própria. Mas, deixar que esse tipo de trabalho burocrático desvie a atenção, pode ser prejudicial para o desenvolvimento dos negócios.

Nesses casos, reconhecer o valor do outsourcing administrativo pode ser fundamental para a organização. A delegação de responsabilidades aos profissionais externos permite que pequenas e médias empresas concorram e se sobressaiam em meio a seus maiores concorrentes.

Por isso, construir as operações de uma empresa com a ajuda de especialistas terceirizados pode garantir que os gestores tenham mais tempo disponível para se concentrarem na geração de receita, além de ter um enorme impacto na eficiência dos processos, na produtividade e no crescimento da companhia.

Principais benefícios do outsourcing administrativo

Existem inúmeras razões pelas quais as empresas optam por terceirizar seus serviços administrativos. Seja qual for o motivo, se implementado de maneira correta, o outsourcing administrativo poderá gerar os seguintes benefícios:

Redução de custos com contratações

A empresa economizará não apenas com os salários fixos, mas também com questões médica, como licenças, horas extras, custos de processamento de folha de pagamento e benefícios adicionais concedidos aos colaboradores.

Redução de custos operacionais

Existem diversos custos operacionais, como equipamentos, fotocopiadoras, computadores e escritórios, por exemplo. Ao optar pelo outsourcing, esses valores podem gerar uma enorme economia para a empresa, o que não deve ser negligenciado.

Profissionais capacitados

A contratação de um novo funcionário para um cargo administrativo pode ser um enorme risco para a empresa, já que não é possível saber de forma prévia como ele realizará o trabalho para o qual será designado.

Portanto, terceirizar a equipe administrativa permite que um profissional treinado e experiente assuma as funções que a empresa precisa. Assim, é possível garantir que o contratado terá o conhecimento necessário para executar as tarefas corretamente, com excelência.

Contratação rápida

A necessidade de contratar reforços nem sempre é percebida previamente, tanto em casos de demissão abrupta, quanto de expansão dos negócios. Muitas vezes, não há tempo suficiente para realizar um processo de entrevista, integração e treinamento de um novo funcionário antes que a posição que está vaga faça falta. Logo, é preciso contratar o mais rápido possível.

O outsourcing administrativo permite que esse cargo seja preenchido rapidamente e de maneira satisfatória.

Serviços prestados por um outsourcing administrativo

A lista de serviços oferecidos pode variar, dependendo da empresa ou profissional contratado. No geral, é comum encontrar terceirização para os seguintes pontos:

- Entrada, processamento e gerenciamento de dados;

- Agendamentos;

- Correspondências;

- Suporte técnico;

- Preparação de documentos.

Como saber se o outsourcing é a escolha certa?

Essa pode ser uma tarefa complicada no caso de pequenos negócios ou de empresas que estão em crescimento, já que é difícil alocar orçamento para que outras pessoas concluam tarefas que geralmente cabem ao gestor ou à equipe interna.

Por isso, ao invés de pensar no dinheiro que será gasto, é necessário pensar que esse é um investimento na produtividade da organização. Antes de decidir terceirizar tarefas administrativas, é preciso levantar as seguintes questões:

- Terceirizar a tarefa liberará tempo para expandir o negócio ou promover a empresa? Se sim, opte pelo outsourcing;

- O custo de terceirizar a tarefa custará menos do que contratar um novo funcionário? Em caso positivo, terceirize;

- Alguém de fora pode concluir a tarefa de forma mais rápida e eficiente do que a equipe interna? Terceirize;

- O motivo de considerar o outsourcing é pontual, não sendo para uma tarefa do dia a dia? Também escolha a terceirização.

Hoje, é mais fácil do que nunca transferir os processos de uma empresa para profissionais externos. Se o outsourcing administrativo for utilizado corretamente, ele será capaz de acelerar as demandas de trabalho e melhorar produtos e serviços.

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