POP - Procedimento Operacional Padrão

Para que uma empresa mantenha o padrão de qualidade em seus produtos e serviços, é necessário que haja um controle dos processos internos. Assim, é possível garantir que resultados satisfatórios serão alcançados e que nenhum imprevisto abale essa estrutura.

Para gerenciar e controlar esses processos, é de fundamental importância que se utilize POPs. POP (Procedimento Operacional Padrão é uma ferramenta importantíssima para o controle de qualidade de tarefas.

Para saber mais sobre o assunto, continue com a gente.

O que é um POP (Procedimento Operacional Padrão)?

O POP é um documento que, de forma detalhada, estabelece uma espécie de roteiro para que determinados processos possam ser desenvolvidos de forma padronizada.

Assim, qualquer tarefa executada tendo um POP (Procedimento Operacional Padrão) como base apresentará maior qualidade, eficácia e eficiência. Isso é possível seguindo normas e legislações pertinentes à área, além de estar dentro de critérios técnicos preestabelecidos.

Qual a importância do POP

Avalie o cenário que vamos descrever abaixo:

Você precisa resolver uma situação que envolve certas burocracias. Ao falar no telefone com uma pessoa que faz parte do processo, a mesma lhe informa que você deve apresentar uma lista de documentos, muitos deles, autenticados em cartório.

Você investe seu tempo, gasta dinheiro e, chegando ao local onde deveria entregar esses documentos, outra pessoa lhe informa que a maioria deles sequer eram necessários. Além disso, nem autenticados eles precisavam estar.

Isso ocorre por falta de padronização nos processos.

Por isso, estabelecer um Procedimento Operacional Padrão pode garantir que todos os colaboradores tenham conhecimento de como cada etapa funciona, sabendo como agir caso surja um imprevisto e cooperando para que o andamento das tarefas não seja prejudicado.

Caso você e a sua empresa estejam passando por problemas, estamos prontos para ajudá-lo da melhor forma possível. Entre em contato com a gente agora mesmo.

Como um POP funciona

É preciso que os seguintes elementos façam parte de um POP:

- Estabelecer o responsável por executar e listar os equipamentos;

- Ter conhecimento de todos os materiais utilizados nas tarefas;

- Descrever procedimentos;

- Descrever o que deve ser feito caso haja um imprevisto;

- Estabelecer o passo a passo de revisões e inspeções em equipamentos.

Como criar um POP

Desenvolver um Procedimento Operacional Padrão é mais fácil do que parece, mas precisa de atenção. Para não haver equívocos ou falhas, se atente aos seguintes pontos:

1. Convoque os envolvidos

Garanta que todos os envolvidos nos processos da empresa estejam presentes durante o desenvolvimento de um POP. Como são eles que vivenciam as etapas no dia a dia, saberão apontar as necessidades e as possíveis falhas no sistema.

2. Elabore um documento único

Não tente copiar documentos feitos por outras empresas e disponibilizados na internet. Cada setor necessita de regras e procedimentos diferentes. A sua empresa é única e seu documento também deve ser.

3. Não utilize termos difíceis

Prefira utilizar uma linguagem simples. As chances de falhas no processo diminuem quando todos são capazes de entender o documento.

O que colocar em um POP?

Lembre-se que o POP é uma espécie de guia. Coloque todas as informações que podem ser importantes nos processos, como:

- Nome dos encarregados das funções;

- Objetivo a ser cumprido;

- Processos a serem seguidos;

- Onde o processo deve ser aplicado;

- Descrição das etapas de cada tarefa;

- Fluxograma completo;

- Qual a frequência ideal para a atualização do POP;

- Nome do gestor que estabeleceu o documento.

Informações importantes

Além de garantir que os documentos sejam revisados de tempos em tempos, atente-se também a alguns detalhes que podem garantir a eficiência do processo:

- Leve em consideração as chances de um funcionário faltar ou pedir demissão;

- Crie um procedimento para o caso de um funcionário ser substituído;

- Faça o documento chegar a todos os funcionários;

- Não permita que outras versões do documento circulem pela empresa.

O POP funcionará desde que todas as etapas sejam repassadas internamente e que pessoas importantes no processo façam parte da elaboração do mesmo. Por isso, ouça seus funcionários. Esse é um passo fundamental para o sucesso do procedimento.

Esperamos que tenha gostado do artigo.

Lembre-se que, em caso de dúvida, é só entrar em contato com a gente. Estamos prontos para atendê-lo.