Administração Financeira E Orçamentária

Visando o desenvolvimento da empresa, a administração financeira e orçamentária é o conjunto de práticas adotadas para a realização de uma boa gestão dos recursos da instituição. Dessa forma, a administração financeira e orçamentária planeja, controla e utiliza os recursos financeiros da empresa visando seu crescimento. Além disso, auxilia a evitar gastos desnecessários e desperdícios.

Nesse sentido, a organização financeira é fundamental para qualquer empresa, pois é ela quem permite uma gestão de recursos eficiente, maximizando assim os resultados da corporação.

Portanto, uma administração financeira e orçamentária de qualidade é ter um controle adequado dos recursos da empresa, bem como um planejamento de qualidade das finanças e uma análise efetiva dos resultados financeiros.

Por fim, uma administração financeira e orçamentária adequada é fundamental para evitar o risco de falência de qualquer negócio. Dessa forma, para a realização de uma boa gestão financeira, é preciso conhecer alguns dos seus princípios básicos de funcionamento, como mencionados a seguir.

Princípios da administração financeira A administração financeira é responsável pela organização de recursos de uma empresa. Para que isso ocorra de maneira efetiva, favorecendo o crescimento do negócio, é importante compreender alguns de seus conceitos básicos. Por isso, listamos a seguir alguns dos princípios básicos presentes na administração financeira. Confira!

- PLANEJAMENTO

Para que a empresa saiba o que é preciso fazer para alcançar os seus objetivos delineados, e como fazer, é preciso que haja um planejamento efetivo.

De início, um planejamento estratégico é fundamental para que a empresa trace suas missões e seus objetivos estratégicos, pensando nos desafios que precisa realizar.

Quando realizado esse planejamento, a empresa reconhece qual o caminho que deseja seguir e identifica seus objetivos, responsabilidades e os prazos de cada ação que precisará realizar.

Junto ao planejamento estratégico, se encontra o planejamento financeiro, onde a empresa precisará detalhar o fluxo de entrada de recursos e as suas despesas a serem realizadas. Dessa forma, conhecer a empresa e seu fluxo de caixa, acompanhar todas as movimentações financeiras e identificar gastos que possam ser cortados, são alguns dos caminhos para a realização de um planejamento financeiro efetivo.

- FLUXO DE CAIXA

Essa ferramenta é fundamental, pois é responsável por controlar toda a movimentação financeira da empresa, além de projetar investimentos e se encarregar pelo pagamento e recebimento de contas.

Além disso, se realizado diariamente o controle de fluxo de caixa, a empresa pode ter uma visão financeira e prever o que poderá acontecer no prazo de até um ano, proporcionando maior segurança a corporação.

Para que essa ferramenta seja utilizada de maneira correta e eficaz, é importante ter a ajuda de um sistema de gestão para facilitar cálculos e evitar erros que possam prejudicar a organização do caixa.

- ESTOQUE

Outra ferramenta importante para uma administração financeira de qualidade é um controle de estoque organizado e efetivo.

Quanto mais tempo um produto fica parado no estoque, mais gastos este irá gerar para a empresa. Por isso, um bom gerenciamento de estoque evita gastos e ainda assim garante a qualidade de serviço para o cliente.

Um dos métodos utilizados para realizar o controle de estoque é a Curva ABC, responsável por listar produtos menos relevantes e mais relevantes, levando em consideração o faturamento e o volume de venda de cada item. Dessa forma, é possível traçar estratégias e definir quais os produtos que poderão ser comprados em maior quantidade.

Além disso, a ferramenta ainda possibilita um fluxo de caixa mais dinâmico através da programação de compras e vendas, visando evitar desperdícios de produtos e perda de dinheiro.

- CUSTOS E PREÇOS

Uma administração financeira efetiva precisa realizar uma definição de custos e preços adequada, pois essa estratégia evita a precificação equivocada e uma supervalorização de preços. Dessa forma, a definição de custos e preços deve ser justa, estando, ao mesmo tempo, adequada tanto para a empresa quanto para o cliente, evitando assim prejuízos futuros.

Utilizar de uma planilha de custos pode ser uma estratégia eficaz, uma vez que considere os preços fixos e variáveis acrescidos da margem de lucro, atingindo, assim, um preço justo para todos, sem supervalorizar um produto.

Essa estratégia serve para reduzir a ocorrência de preços muitos altos e abusivos, o que pode levar a uma diminuição de vendas em consequentemente, causar à empresa uma perda de espaço no mercado.

- LUCRO

O controle sobre o lucro obtido é fundamental para o crescimento da empresa, pois é ele que apontará se as estratégias realizadas até então estão funcionando ou se precisam de ajuste.

Dessa forma, o planejamento financeiro deve ser adaptado ao lucro obtido. Ou seja, se a empresa alcançou o lucro desejado, ela precisa focar em repetir as estratégias utilizadas, em busca de expandir o lucro obtido.

Entretanto, se a empresa não alcançou os objetivos traçados, não gerando assim o lucro esperado, ela precisa ajustar as suas estratégias em relação a investimentos realizados, a custos de produtos e despesas da empresa.

Dessa forma, é o controle sobre o lucro que a empresa obteve que irá apontar para a manutenção de estratégias adotadas ou para importantes mudanças que devem ser realizadas visando o crescimento da empresa.

Administração de contas a receber A administração de contas a receber é responsável pelo pagamento de todas as despesas da empresa, sendo encarregada também pela identificação de possíveis falhas e despesas desnecessárias da organização.

Nesse sentido, se houver uma gestão financeira adequada, é na administração de contas a receber que se pode avaliar o capital que circulou o caixa da empresa nos meses anteriores, bem como a movimentação atual. Dessa forma, é o controle das contas a receber que fornece informações importantes para futuras tomadas de decisões da empresa.

Além disso, é no controle de contas a receber que a empresa pode identificar quais os clientes que realizam os pagamentos em dia, além de saber quais os valores recebidos, os descontos concedidos e os juros calculados.

Outra função importante da administração de contas a receber é a identificação de pagamentos não realizados e a devida cobrança dos valores em atraso.

Nesses casos, é a gestão de recebimento de contas a responsável por acionar cobranças administrativas ou judiciais, se necessário.

Além disso, é através das contas recebidas que é possível elaborar o fluxo de caixa da empresa, com informações sobre os recursos que entram na empresa e quais ações precisam ser tomadas a partir disso.

Portanto, um controle ideal de recebimentos de contas ajusta as possibilidades internas (capital de giro) em relação às solicitações externas vindas de clientes da empresa.

Administração de contas a pagar A administração financeira de uma empresa, além de controlar os recursos e fluxo de caixa, gerenciar lucros, e gerenciar o recebimento de pagamentos, é responsável ainda pelos pagamentos de contas da empresa.

Saber quanto à empresa deverá pagar em contas é tão importante quanto o recebimento de pagamentos, pois, somente assim a empresa se manterá em dia com parceiros, fornecedores e órgãos públicos.

Portanto, para garantir o seu funcionamento enquanto organização, a empresa precisa classificar as contas a pagar como uma obrigação que deve, necessariamente, ser cumprida adequadamente.

A falta de dinheiro em caixa não é, exclusivamente, o principal problema encontrado na administração de contas a pagar, mas sim a falta de planejamento para a realização dos pagamentos.

Dessa forma, a administração de contas a pagar deve ser uma tarefa a ser realizada sempre pela empresa, como uma rotina de pagamentos, para que não haja atrasos, prejuízos e até mesmo problemas judiciários.

Com a organização das contas recebidas, é possível priorizar os pagamentos considerados como mais importantes e identificar e cortar gastos que não são mais essenciais para o funcionamento da organização.

Pode-se perceber, ainda, três grandes benefícios obtidos pela empresa através de uma administração efetiva e organizada de contas a pagar. São elas:

- CONHECER A EMPRESA

A organização de contas a pagar é uma das melhores formas em se conhecer melhor o próprio negócio, pois é a partir daí que se identifica onde o dinheiro da empresa está sendo investido e qual a importância dessas transações para a mesma.

Dessa forma, é gerenciando as contas a serem pagas que se pode ter um conhecimento geral e atualizado a respeito da situação financeira do empreendimento e quais as suas prioridades de investimento.

- TEMPO OTIMIZADO

Outro benefício de uma gestão efetiva de contas a pagar é a otimização do tempo gasto para a realização de pagamentos.

Nesse sentido, se há uma organização do que precisa ser pago e qual o prazo para realização do pagamento, há uma grande economia de tempo, que seria gasto com organização de documentos e pagamentos atrasados. Dessa forma, a organização de contas a pagar é feita pelos valores a serem pagos e as datas de pagamento, podendo até ser realizado de forma online, otimizando ainda mais o tempo gasto.

- ECONOMIA

Com uma gestão efetiva de pagamentos de contas, é possível identificar gastos que já não são mais necessários para a empresa ou que podem ser reduzidos de alguma forma. Portanto, ajustar os investimentos realizados é um importante passo para o crescimento de qualquer negócio.

Quando os setores públicos ou privados possuem orçamentos detalhados e extremamente realistas, é muito provável que estejam no caminho certo com relação aos seus objetivos e metas. Orientar tais esferas, nesse caso, é de responsabilidade da administração financeira e orçamentária.

Unindo a área administrativa, contábil, econômica e jurídica, esse é um ramo indispensável para a conquista de informações estratégicas, obtenção de receita e gerenciamento eficiente e transparente de recursos.

Mas, afinal, quem se beneficia da administração financeira e orçamentária? Quais as suas principais funções? Por que ela é tão importante nos dias de hoje?

Se você possui alguma dessas dúvidas e quer compreender melhor o assunto, basta continuar conosco até o final deste artigo.

Uma breve definição de administração financeira e orçamentária

A AFO (administração financeira e orçamentária), como é conhecida, é a responsável por gerenciar as áreas financeiras do setor público, embora também seja utilizada em empresas privadas. Seu objetivo é equilibrar as finanças, possibilitando a retirada dos planos do papel. Além disso, a AFO está diretamente ligada à gestão de orçamento.

Entre suas principais atribuições podemos mencionar:

- Análise geral do setor;

- Análise de fluxo orçamentário;

- Estudo de investimentos públicos.

Também faz parte do escopo da administração financeira e orçamentária englobar determinados departamentos, se responsabilizando pelas funções a seguir:

- Financeiras;

- Administrativas;

- Processos orçamentários;

- Orçamento de recursos.

Claro que, quando se trata tanto do setor público, como do privado, existem normas e leis a serem seguidas com relação ao assunto. Nesse ponto, outra área se junta à administrativa, contábil e econômica: a do direito.

No final das contas, o objetivo da AFO é estudar o histórico financeiro já existente, além de ficar de olho nos planejamentos e na execução de despesas. Cabe também a administração financeira e orçamentária o monitoramento dos gastos, garantindo que tudo ande conforme o esperado, sem o cometimento de ilegalidades.

Administração financeira e administração financeira e orçamentária são a mesma coisa?

Se você ainda fica um pouco confuso com tantas designações parecidas, não se preocupe. É perfeitamente normal confundir temas com nomenclaturas semelhantes. Porém, para que fique bem explicado, vamos apresentar resumidamente a diferença entre administração financeira e orçamentária e administração financeira.

A AFO, como vimos anteriormente, é responsável por administrar as finanças e orçamentos públicos, garantindo que os planejamentos saiam exatamente como estabelecidos previamente. A ideia principal, nesse caso, é evitar fraudes e o mau uso do dinheiro, além de garantir o investimento certeiro do setor.

Mas, e a administração financeira? Ambos os assuntos não são sinônimos? De forma bem simples, a resposta é não! Na verdade, existem diversas diferenças entre eles.

A administração financeira também visa gerenciar as finanças, porém, do setor privado. Assim, diferentemente da AFO, o foco é estudar:

- Orçamento de capital;

- Valor da empresa;

- Análise de retorno;

- Análise de riscos financeiros (para possíveis investimentos);

- Financiamentos a longo e curto prazo;

- Fluxo de caixa.

Outra grande diferença é no que diz respeito aos concursos públicos realizados em território nacional. Geralmente, a AFO é cobrada em provas para cargos administrativos, financeiros, fiscais, contábeis e de direito. O que faz muito sentido, já que todos eles exigem um nível considerável de conhecimento de gestão pública.

Já a administração financeira, costuma ser cobrada em provas para cargos exclusivamente do setor financeiro e de nível técnico.

Por que a administração financeira e orçamentária é fundamental para o setor público e privado?

Não é de hoje que a economia (a nível mundial) está em constante oscilação. Se em um determinado ano um país (região, estado, cidade) está colhendo os frutos de um mercado ativo, no seguinte, o mesmo pode entrar em uma fase de recessão como nunca vista. Como toda empresa está inserida em um contexto territorial, sua saúde econômica é afetada de acordo com essa oscilação.

Embora seja difícil prever de forma efetiva esses períodos, é possível se proteger de maneira mais eficiente, reforçando determinadas reformas e melhorando os indicadores de desempenho da administração das finanças e orçamentos.

Essas reformas, inclusive, são fundamentais para ajudar na alocação de recursos financeiros, de forma mais transparente. Elas também são capazes de melhorar as políticas fiscais, usando como base as informações confiáveis sobre como andam os cofres públicos, por exemplo.

Em união com esses princípios e focando em melhorar a gestão, a administração financeira e orçamentária busca otimizar processo para:

- Implementar um gerenciamento de custos;

- Implementar regimes de contratação mais transparentes;

- Integrar, de forma mais eficiente, os caixas e as dívidas;

- Analisar e avaliar o impacto financeiro nas decisões administrativas;

- Estabelecer um fluxo de caixa efetivo para financiar as ações já programadas;

- Implementar controles financeiros para evitar riscos;

- Avaliar a legalidade do uso do dinheiro (público ou em empresas privadas);

- Averiguar a eficácia no processo de execução orçamentário;

- Buscar, de forma permanente, uma melhora na capacidade administrativa dos setores, levando em consideração a limitação de seus recursos financeiros.

Também é importante lembrar que, quando a AFO avalia o histórico das finanças e orçamentos da esfera pública e privada, as informações encontradas ajudam a mensurar e administrar de forma adequada os riscos fiscais que, por vezes, sequer são identificados.

A administração financeira e orçamentária é amparada pela Constituição Federal?

A resposta é simples: sim. As principais leis que sustentam a FOA estão previstas no artigo 165 da Constituição Federal. São elas:

- Lei de Diretrizes Orçamentárias;

- Lei Orçamentária Anual;

- Plano Plurianual.

Embora os pontos a seguir foquem no poder público como método explicativo, a ideia por trás da administração financeira e orçamentária de empresas privadas costuma ser semelhante, já que estipula hierarquias internas e prazos bem definidos para que funcione perfeitamente.

Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO)

Basicamente, a LDO é a lei que estabelece como o orçamento anual deve ser feito e quais as prioridades do setor público naquele momento. Em vigência desde 1988, é possível afirmar que a Lei de Diretrizes Orçamentárias assume um papel fortemente operacional e tático na esfera pública.

Por vezes, a LDO é encarada como uma lei apenas para a União (Governo Federal), porém, ela é aplicada em toda a Federação, o que inclui:

- Estados-membros;

- Distrito Federal;

- Municípios;

- Regiões metropolitanas.

Vale lembrar que os projetos da Lei de Diretrizes Orçamentárias devem ser enviados até o dia 15 de abril, todos os anos, com devolução para sanção até o dia 17 de julho do ano em questão. Isso, entretanto, apenas no caso do Governo Federal.

Os principais objetivos e pontos abordados pela LDO são:

- Estabelecer o quanto o governo pretende economizar no período;

- Elaborar regras para os gastos, bem como o limite dos gastos públicos;

- Indicar as prioridades do ano em questão;

- Autorizar ou vetar o aumento de custos e despesas com funcionários;

- Colocar em ordem as despesas e receitas, de forma a equilibrar ambas;

- Reajuste do salário-mínimo;

- Reajustes nas tributações.

Embora essa e as demais leis foquem no poder público, a economia como um todo é reflexo da situação financeira do país, por isso a sua importância também no setor privado.

Lei Orçamentária Anual (LOA)

De forma geral, podemos dizer que a LOA é a parte operacional orçamentária. Com base nos investimentos públicos, o que inclui programas e gastos com funcionários, o setor estabelece suas despesas fixas através da Lei Orçamentária Anual.

Em contraponto, a mesma lei estima (lembre-se, as despesas são sempre fixas) a receita da arrecadação para o período, baseada em dados e históricos analisados pela administração financeira e orçamentária. No caso, esses dados podem “flutuar”, já que tal arrecadação é apenas estimada, não necessariamente certeira.

Tanto prefeitos, como governadores e o presidente da república, precisam apresentar a proposta da LOA anualmente, aguardando a aprovação do Legislativo, ou seja, de deputados federais e estaduais, vereadores e senadores.

Para que fique claro como a Lei Orçamentária Anual funciona, usaremos como exemplo a proposta de 2020, do governo federal, na qual a arrecadação prevista é de R$ 3,6 trilhões, com a divisão do orçamento incluindo:

- Saúde: R$ 125,6 bilhões;

- Educação: R$ 95 bilhões;

- Economia: R$ 3,383 trilhões (lembrando que esse é o setor responsável pelo pagamento de benefícios aos cidadãos).

Chamamos cada um desses setores de pastas. Cada pasta deve, então, destinar da melhor forma possível o valor recebido. Se pegarmos como exemplo a educação, devemos considerar que o orçamento deverá incluir investimentos entre outros pontos, como:

- Educação infantil;

- Educação especial;

- Educação indígena;

- Pesquisa e extensão universitária.

Uma última curiosidade sobre a LOA, que não deve ser deixada de lado, é que a Lei Orçamentária Anual está presente (e vigente) no Brasil desde a Constituição de 1824, quando foi imposta pelo imperador Dom Pedro I.

Mais tarde, em 1826, Dom Pedro I utilizou-a como base para a Carta Constitucional da Monarquia Portuguesa, usando princípios da mesma lei de administração financeira e orçamentária vigente em terras brasileiras.

Plano Plurianual (PPA)

A última das nossas três leis que amparam a administração financeira e orçamentária é a PPA. Ao contrário das leis citadas anteriormente, o Plano Plurianual deve ser fixado a cada quatro anos, deixando claras as prioridades do governo, principalmente para investimentos de grande porte.

É preciso lembrar que não é apenas o governo federal o responsável por entregar um projeto de PPA, mas também os estados, o Distrito Federal e cada município brasileiro. Nesses casos, a própria legislação determina que a população deve ser incentivada a participar da elaboração dos Planos Plurianuais.

Os principais componentes de um PPA são:

- Metas;

- Diretrizes;

- Objetivos.

Agora que já falamos sobre esses três pilares, fica mais fácil entender como eles se complementam, já que a Lei Orçamentária Anual deve ser compatível com o Plano Plurianual e com a Lei de Diretrizes Orçamentárias, assim como a LDO deve ser compatível com o PPA. Como tudo isso é possível? Através da administração financeira e orçamentária.

Entenda o que é o ciclo orçamentário e qual a sua ligação com a AFO

O ciclo orçamentário está ligado à Lei Orçamentária Anual, já que essa é a responsável, efetivamente, pelos orçamentos como um todo. Tal ciclo pode ser utilizado, como já mencionado, pelo setor público ou privado, com pequenas adaptações no último caso.

No livro Orçamento Público, que teve sua primeira edição publicada em 1983, James Giacomoni (economista que já atuou como consultor de orçamentos do Senado Federal) apresenta as quatro etapas que compõe o ciclo orçamentário brasileiro:

- Elaboração;

- Aprovação (discussão e votação);

- Execução da programação aprovada, tanto financeira quanto orçamentária;

- Controle e avaliação.

Ao abordarmos o assunto, precisamos ter em mente que, ao se tratar de dinheiro público ou capital privado, cada etapa deve obedecer a um prazo bem definido, garantindo que haverá tempo suficiente para colocar em prática as ações planejadas (essa, claramente, é a principal função do ciclo).

Por isso, podemos afirmar que o ciclo orçamentário nada mais é do que o período para o total processamento de todas as atividades relacionadas ao orçamento, do momento da sua elaboração até a sua aplicação. Assim, as etapas do ciclo orçamentário podem ser descritas da maneira apresentada a seguir.

Elaboração

O ciclo orçamentário é renovado todos os anos, mas sua preparação e prestação de contas compreendem um período um pouco mais longo. Em sua primeira fase, no caso do poder público, a proposta orçamentária deve ser entregue até o dia 31 de agosto, pelo chefe do executivo, ou seja, pelo presidente da república.

Como cada estado e município possuem suas próprias necessidades financeiras, ambos elaboram seus orçamentos individualmente e, depois, os enviam para serem avaliados e anexados ao orçamento nacional. É nessa fase que, como citamos anteriormente, todas as despesas são estabelecidas e a arrecadação é estimada.

Quando pensamos nessa etapa voltada para a esfera privada, fica fácil entender como o conceito pode ser aplicado nas empresas, certo? Novamente, as palavras-chave são eficiência e planejamento.

Aprovação do legislativo

Após a elaboração e envio do projeto orçamentário, o Poder Legislativo fica responsável pela aprovação do documento, que não pode ultrapassar o período de cada legislatura, ou seja, o mandato de cada assembleia eleita.

Assim que a Lei Orçamentária Anual é aprovada, ela segue para a aprovação do presidente da república, para ser sancionada e, por fim, publicada no Diário Oficial da União (veículo de comunicação que apresenta e deixa registrada toda e qualquer ação pública).

Execução

Conforme a Lei nº 4.320/64, o período para a execução da Lei Orçamentária Anual vai do dia 1º de janeiro até o dia 31 de dezembro. Durante esse tempo, as arrecadações públicas se tonam efetivas e ocorre o processamento de todas as despesas de tal esfera.

É na etapa de execução que a administração financeira e orçamentária se torna ainda mais necessária, já que auxilia na realização das metas preestabelecidas, o que garante que todos os setores tenham acesso ao que for necessário para a efetivação dos projetos.

Para que haja um maior controle de arrecadação e despesas, existe a Lei de Responsabilidade Fiscal, que controla os gastos e os prazos orçamentários, com o objetivo de atestar o bom uso do dinheiro público.

Controle e avaliação

Após o ano vigente do orçamento anual, o presidente precisa enviar à prestação de contas da União, que engloba todas as três etapas anteriores. Com a abertura da sessão legislativa do congresso nacional, no início de fevereiro, há um prazo de 60 dias para a entrega do documento.

A avaliação dos gastos públicos é realizada por órgãos de controle, tanto internos quanto externos. O controle interno acontece através dos Poderes Legislativo, Judiciário e Executivo. Já, o externo, é realizado pelo Legislativo e pelo Tribunal de Contas da União.

Independentemente de falarmos sobre verbas públicas ou sobre o capital de uma empresa, é possível facilmente interligar os setores, visto que a economia e a necessidade de planejamento e transparência valem para ambas.

Como acompanhamos neste artigo, a administração financeira e orçamentária não ocupa um papel de coadjuvante na esfera pública e privada, mas de protagonista, desempenhando uma função de extrema importância para o bom uso de verbas e para a realização de projetos.