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Sérgio Martins - Fundador da Profitage
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Independentemente do nicho de negócio, é comum que as empresas busquem por ferramentas que facilitem o controle de seus processos e a gestão eficiente dos seus recursos. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada: ela permite a adoção de sistemas capazes de permitir a comunicação entre diferentes áreas da organização e unificar as informações em um só lugar. Além disso, a competitividade do mercado, cada vez mais intensa e crescente, exige que os gestores se mantenham constantemente atualizados quanto às ferramentas tecnológicas disponíveis para a melhoria dos negócios. Assim sendo, apresentaremos, aqui, um guia completo sobre um dos mais conhecidos sistemas de gestão empresarial disponíveis atualmente: o ERP. Você já ouviu falar nesse modelo de gestão? Gostaria de saber mais sobre como esse sistema pode ser útil ao seu negócio? Então esse guia foi feito para você. Continue a leitura!

Os benefícios da adoção de um sistema ERP para a empresa são inúmeros. O sistema permite acesso fidedigno às informações da empresa, com bastante segurança, uma vez que o sistema é protegido por firewalls e criptografia. Além disso, com a comunicação fluida entre os setores, ocorre a otimização dos processos e o aumento da lucratividade da empresa: os estoques podem ser mais bem controlados com vistas a diminuir o desperdício, há a liberação de profissionais para a realização de outras tarefas, a produção aumenta com a automatização de processos, entre outras vantagens.

Os ERPs são altamente personalizáveis, podendo se adaptar perfeitamente a diferentes ramos de negócios. A seguir, tratemos exemplos de como essa ferramenta pode ser aplicada a diferentes áreas corporativas, esclarecendo as vantagens e melhorias que a adoção de um ERP pode trazer para a sua empresa e os passos que devem ser adotados para escolher e implementar um ERP adequado à necessidade de cada empreendimento.

Quando se gerencia um negócio, independentemente de seu tamanho ou do setor do mercado em que está inserido, é importante complementar as habilidades de seus colaboradores com o uso de ferramentas tecnológicas. É por essa razão que saber o que é e como funciona um ERP, é fundamental.

Um ERP é uma espécie de sistema administrativo, que permite otimizar os mais diversos processos operacionais, melhorando a produtividade de uma organização. Não importa se o foco são as vendas, o estoque, a contabilidade ou as finanças, esse software garante todos os recursos para o gerenciamento de uma empresa.

Em muitas dessas empresas, aliás, os dados são descentralizados, ou seja, cada departamento produz e controla informações de extrema importância da maneira que achar mais conveniente.

Qual o problema com esse tipo de controle? Ele pode ocasionar falhas de comunicação e lentidão na tomada de decisões. Porém, complicações como essas podem ser evitadas com a centralização dos dados, através de um ERP.

Mas, afinal, devo implementar um ERP no meu negócio? O investimento em um ERP vale a pena? Caso você possua dúvidas sobre o assunto e queira entender melhor o conceito por trás de um ERP, é só continuar conosco.

Vamos descobrir como a tecnologia pode simplificar ainda mais a nossa vida?

O que é ERP?

A sigla ERP vem do inglês “Enterprise Resource Planning” que, de forma direta, significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Entretanto, essa ferramenta é mais conhecida no Brasil como “Sistema de Gestão Empresarial Integrado”.

Esse tipo de software de gerenciamento organiza as informações internas de uma empresa, auxilia na comunicação entre funcionários e clientes, otimiza processos e facilita a tomada de decisões, já que é capaz de fornecer dados completos e precisos.

Um ERP é um sistema empresarial que gerencia e controla, da melhor maneira possível, os recursos de uma organização, assim como seus métodos e operações. Seu uso é adequado para qualquer empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte, graças a um sistema composto por módulos, que são ajustáveis às características de cada negócio.

Entre esses módulos estão:

1. Finanças:

Esse módulo permite que a empresa gerencie todos os aspectos das transações financeiras, tanto as entradas quanto as saídas. O software rastreia as operações monetárias, permitindo que os usuários acessem os dados com facilidade, como:

- Despesas;

- Livros;

- Extratos bancários;

- Pagamentos e orçamentos.

2. Recursos Humanos:

Módulo de gerenciamento de Recursos Humanos (RH), ajuda a equipe a registrar, rastrear e gerenciar as informações dos colaboradores relacionadas ao:

- Desempenho;

- Habilidades;

- Presença;

- Folha de pagamento;

- Relatórios de pagamento;

- Reembolsos.

3. Produção:

Esse módulo inclui recursos de Planejamento de Requisitos de Material (MRP), que são pré-requisitos importantes para a indústria. Ele também permite que as organizações envolvidas na produção superem seus concorrentes, atendendo aos mais altos padrões de fabricação.

4. Vendas:

Módulo de vendas possui vários recursos, incluindo consultas de vendas, elaboração de cotação, análise de consulta, aceitação e manuseio de pedidos, elaboração de faturas e outras atividades que suportam conversões mais rápidas de leads.

5. Inventário:

Inventário controla todos os estoques e rastreia sua localização atual no armazém ou nas lojas. Este módulo permite que os armazéns sejam otimizados e reduzam o desperdício de espaço. Embora seja mais adequado para o gerenciamento de varejo, essa é uma solução utilizada em muitos outros setores.

6. Cadeia de suprimentos:

Módulo de gerenciamento da cadeia de suprimentos garante que as empresas tenham um fluxo mais eficiente, sem grandes problemas entre os fabricantes e os consumidores. É normalmente utilizado por fornecedores, fabricantes, distribuidores e varejistas.

7. Controle de qualidade:

As principais características do módulo de gerenciamento de controle de qualidade nos sistemas ERP incluem comprometimento, respostas rápidas, decisões baseadas em dados, participação de funcionários e uma cultura eficiente de gerenciamento de qualidade, para construir uma estrutura bem organizada.

Um Sistema ERP de Gestão Empresarial Integrado é, sem dúvidas, uma das melhores e mais eficientes maneiras de gerenciar todas as áreas de negócios de uma empresa.

História por trás do ERP

Foi durante o nascimento da produção em larga escala, em plena Revolução Industrial, que surgiram os primeiros sinais das estratégias de gestão como conhecemos hoje. Na época, os chamados Sistemas de Controle e Planejamento de Manufatura (MPC), tinham como objetivo aumentar a produtividade, através da automatização de tarefas.

Cerca de um século depois, o primeiro antepassado direto do software ERP surgiu, em meio a Segunda Guerra Mundial, no setor militar. O responsável pelo seu desenvolvimento? O Exército dos Estados Unidos, que utilizava o equipamento para fins logísticos.

Para ajudar na compreensão da história, faremos uma linha do tempo:

De 1960 a 1970

Foi quando os primeiros computadores para uso industrial e comercial começam a surgir e, junto deles, uma nova visão sobre o gerenciamento de informações. Durante esse período, ficou claro o quão lucrativos os programas de venda poderiam ser. O resultado foi o surgimento de dezenas de empresas de desenvolvimento de softwares.

Também foi durante essa década que surgiram dois dos softwares pioneiros no assunto, a partir da adaptação de ferramentas de planejamento militar. São eles:

- BOM (Bill Of Materials): usado nas cadeias de suprimentos para listar os fornecedores e as peças utilizadas na fabricação de cada produto;

- IMC (Inventory Management Control): utilizado para centralizar o gerenciamento de inventários do sistema e gerar relatórios.

Anos 70

Setores de produção ganharam mais um aliado no controle de processos: o MRP, ou em português “Planejamento das Necessidades Materiais”. Esses softwares são considerados até hoje os sistemas mais próximos dos ERPs, em termos de data de surgimento.

Nessa época, também foram criados alguns dos mais famosos Sistemas de Gestão Empresarial Integrados, como o Baan, o SAP e o JD Edwards.

Anos 80

Surge, então, a segunda fase do MRP, o MRP II. Se o foco do seu antecessor era gerenciar as necessidades de materiais, a do novo “modelo” era realizar a gestão da cadeia de suprimentos de ponta a ponta, do começo ao fim do processo.

O MRP II tinha como função analisar todos os métodos de vendas, a fim de investir em cada um de forma certeira, levando em consideração variáveis como:

- Custo de mercadorias;

- Logística;

- Mão de obra;

- Transporte.

Anos 90

Com a popularização dos computadores pessoais e o uso cada vez maior da tecnologia, os modelos de negócios evoluíram de um modo extremamente rápido. Essa velocidade exigiu, consequentemente, que novas formas de gestão fossem criadas.

Nesse mesmo período, o software ERP ganha força e surge como uma espécie de “MRP evoluído”. Assim, pela primeira vez, as empresas têm a oportunidade de centralizar todos os seus setores em um único lugar.

A empresa de consultoria norte-americana Gartner é conhecida e reconhecida por criar e tornar famoso o termo “Enterprise Resource Planning” (ERP), no início da década de 90, que também foi marcada pelo nascimento da World Wide Web, a rede mundial de computadores (WWW).

Anos 2000 – Atualmente

Desde o seu surgimento, até a virada do século, a evolução do Sistema de Gestão Empresarial Integrado não parou, com diversas empresas do ramo desenvolvendo de forma contínua seus ERPs. Tudo isso, para atender as demandas de uma economia em nível global, em constante crescimento.

Assim, os ERPs começaram a se estender para fora das empresas, com funcionalidades que permitiam a integração de cada solução com sistemas externos, o que aumentava de forma considerável os recursos de gerenciamento de cadeia de suprimentos.

Com o passar dos anos, as soluções de ERP avançaram ainda mais, graças ao conceito de “nuvem”, com provedores de serviços de internet fornecendo suas próprias “infraestruturas” através da Web, como no caso do Google Cloud Services, da Amazon AWS e do Microsoft Azure.

Também foi nesse período que surgiu o SaaS (Software Como Serviço), ou como é conhecido, o ERP na nuvem. A disponibilidade de soluções com a utilização de nuvens ajudou a popularizar ainda mais o Sistema de Gestão Empresarial Integrado, auxiliando no progresso do setor e aumentando a acessibilidade dos usuários.

Como um ERP funciona?

Um ERP permite que seus usuários integrem os departamentos de uma empresa, com o objetivo de substituir vários sistemas isolados por um único centralizado, otimizando todos os processos internos.

Esse tipo de software é capaz de gerar um banco de dados preciso, que gerencia todas as informações em tempo real e que pode fornecer elementos necessários no mesmo minuto em que forem requeridos.

O fluxo de informações de um sistema ERP pode influenciar nas decisões operacionais e de produção no período de um dia, uma semana ou até mesmo um ano, já que permite acesso aos levantamentos e estatísticas do negócio.

O ERP funciona como uma base central do fluxo de informações dos diversos setores que compõe uma empresa. Um Sistema de Gestão Empresarial Integrado coleta os dados de toda a organização, deixando-os mais simplificados e gerando uma espécie de “painel de controle” onde tudo, desde finanças até inventários, podem ser vistos e analisados.

A intenção desse sistema é padronizar as funções e as informações corporativas, incluindo casos onde as empresas atuam no mercado externo e podem encontrar barreiras linguísticas e culturais na comunicação organizacional.

O resultado é um melhor alinhamento entre os departamentos e previsões financeiras mais assertivas. Além disso, o ERP é uma ferramenta poderosa no combate à duplicação de dados.

Geralmente, os sistemas ERP possuem as seguintes propriedades:

- Modulares: são compostos de vários módulos que se integram e, na sequência, o cliente pode selecionar apenas os que se adéquam às suas necessidades;

- Integrais: informações registradas em um módulo podem ser compartilhadas e utilizadas em um segundo módulo, tudo em tempo real. Todos os departamentos e áreas estão interligados;

- Configuráveis: possuem uma lista de parâmetros para configurar o sistema, de acordo com o que a empresa necessita no momento;

- Escaláveis: um ERP pode permitir que um número maior de usuários, produtos e documentos sejam gerados, sem que o desempenho do sistema seja afetado;

- Auditáveis: é possível registrar as alterações que ocorrem no sistema, assim como as operações realizadas periodicamente por cada usuário. Assim, é viável consultar todas as mudanças e quem foi o responsável por cada uma delas;

- Seguros: a empresa precisa ter um modelo de segurança que permita ter diversos usuários, mas que diferencie um do outro no momento do acesso e da consulta de dados. Também é necessário incluir backups automáticos, para impedir a modificação ou a perda de informações importantes.

Quais são os principais benefícios de um ERP?

De forma resumida, vamos apontar algumas das principais vantagens de escolher um Sistema de Gestão Empresarial Integrado para a sua empresa:

1. Baixo custo

Ao optar por um ERP, você elimina os gastos com vários aplicativos e softwares diferentes, com preços exorbitantes.

Isso porque, o sistema ERP permite que a empresa use uma única plataforma e elimine o excesso de ferramentas internas. Assim, é possível cortar gastos, simplificando os processos.

2. Visão ampla do negócio

Com toda a certeza, um dos maiores benefícios dos ERPs é que fornecem aos gestores uma visão ampla, de cima para baixo, de todo o negócio. Assim, é possível analisar de forma completa tudo o que acontece na organização, além de verificar estatísticas e gráficos em tempo real.

Gerentes, executivos e gestores também podem criar painéis com as informações mais importantes, simplificando o acesso aos principais dados internos e externos.

3. Diminuição de erros

O erro humano é quase que inevitável em uma empresa. Mesmo assim, é de extrema importância reduzi-lo ao máximo.

O sistema ERP auxilia nessa questão, eliminando as diferenças nos dados de cada departamento. Para que isso ocorra, o software transmite os dados de um módulo para o outro, de forma direta.

4. Otimização de processos de negócios

Quando ocorre a centralização das informações de toda a empresa, os departamentos são, automaticamente, conectados entre si. O efeito disso é que a comunicação entre as diversas áreas se torna mais eficiente e os processos são otimizados.

Um dos segmentos que melhor se beneficia desse ponto, é o de e-commerces. Nesse caso, se uma empresa integrar sua plataforma de comércio eletrônico com o sistema de ERP, os dados serão transmitidos prontamente do front-end para o back-end da empresa, fazendo com que o pedido seja atendido de forma mais rápida.

Esse processo elimina a necessidade de enviar dados de um departamento para o outro de forma manual.

5. Aumento da produtividade

Um sistema ERP pode aumentar a produtividade de uma empresa, das mais diversas maneiras. Entre elas estão:

- Foco em um único ponto: com o ERP, os funcionários não precisam passar de um software para o outro, diversas vezes por dia. Esse tipo de ação não apenas desperdiça tempo, como também torna os colaboradores menos produtivos, por precisarem mudar constantemente de tarefas;

- Inserção única de dados: produtividade também pode ser afetada positivamente quando funcionários de departamentos diferentes não precisam inserir os mesmos dados várias vezes no sistema, o que economiza tempo e mão de obra.

6. Garantia de conformidade regulamentar

É de extrema importância para qualquer empresa estar em conformidade com as regulamentações de seu setor. Esse benefício pode abranger várias questões, como manter suas finanças em dia, com total precisão de números, tanto para levantamentos e auditorias internas, quanto externas.

Também é uma excelente solução para acompanhar falhas em seus produtos e serviços. Por exemplo, se uma indústria de cosméticos encontra problemas em uma de suas linhas ou em um lote específico, é mais fácil rastrear os itens e realizar o recall quando existe um sistema ERP integrando as informações.

O sistema ERP também possui desvantagens

Como qualquer sistema, o ERP apresenta certas desvantagens ou pontos negativos, como:

- Custo do software, planejamento, customização, testes e implementação é alto;

- Instalação pode ser consideravelmente demorada;

- Economia, embora seja clara a longo prazo, pode não ser visível durante um certo tempo;

- É necessário realizar treinamentos para que os usuários se adaptem ao sistema, já que não é tão simples em um primeiro momento;

- Podem existir custos indiretos, graças a implementação de um ERP, como mudanças na infraestrutura do TI, por exemplo.

Como saber se a sua empresa precisa investir em um sistema ERP?

Entendemos que cada empresa é única e enfrenta diferentes desafios, em momentos distintos. Logo, a principal questão quando falamos sobre ERP é: como saber se o investimento em um Sistema de Gestão Empresarial Integrado vale a pena?

Se, ao analisar os pontos mencionados abaixo você se identificar com a maioria deles, talvez esse seja o momento certo para começar a avaliar a implementação de um software ERP no seu negócio:

Você gasta muito tempo com atividades do dia a dia

Se o tempo gasto para realizar o fechamento de livros, o gerenciamento do inventário ou a folha de pagamento de seus funcionários está maior que o normal, é hora de procurar um ERP. O sistema ERP pode auxiliar com a integração de informações e melhorar a eficiência dos setores e de atividades corriqueiras.

Você não encontra respostas para as suas perguntas comerciais

Caso você não saiba dizer, com precisão e rapidez, informações básicas da sua empresa, como quantidade de devoluções, receita por linha de produto ou investimentos pontuais, é provável que a falta de integração entre sistemas esteja prejudicando a sua visão de mercado. Essa é a hora de optar por um ERP.

Processos estão fora de controle

Caso você não consiga acessar todos os dados da sua empresa, é bem provável que satisfazer os clientes e fornecedores, gerenciar estoques e manter os custos sob controle sejam tarefas complicadas. Logo, pode ser necessário reestruturar os processos internos, recorrendo a um Sistema de Gestão Empresarial.

Muitos processos ainda são manuais

Se os seus colaboradores precisam inserir em diferentes sistemas os dados de cada departamento, é bem provável que esse tempo esteja sendo mal gasto, além de resultar em trabalho duplicado.

Lembre-se que, quando as informações não fluem entre os sistemas da sua empresa, os relatórios demoram para ficarem prontos, existe uma grande chance de erros e tomar decisões pode se tornar uma tarefa complicada.

Você está perdendo oportunidades

O tempo resolvendo pendências administrativas está consumindo o seu dia? Você não consegue entrar em contato com possíveis clientes e fornecedores? Talvez seja hora de buscar por um sistema ERP.

O software de gestão empresarial integrado também pode lhe ajudar a encontrar usos mais eficientes para os recursos da empresa, além de evitar dores de cabeça com investimentos equivocados.

Outros pontos a serem considerados antes de fazer um investimento em um sistema ERP, são:

- Os dados necessários não estão sempre ao alcance das mãos em momentos emergenciais;

- Você trabalha com fornecedores internacionais;

- Você não tem certeza se os dados sobre seu estoque são precisos;

- Você não consegue acessar dados cruciais sobre a empresa quando não está no local de trabalho;

- Você, constantemente, precisa resolver problemas antigos ou que já causaram complicações para a empresa.

Como escolher o software ERP ideal para o seu negócio?

Para fazer a escolha correta é fundamental determinar os principais requisitos da sua empresa. Logo, você pode seguir as etapas abaixo:

1. Defina as metas e objetivos:

Pense nos objetivos da empresa a longo prazo antes de decidir implementar um sistema ERP. Assim, é possível garantir que a ferramenta de gerenciamento que você selecionou suporte o crescimento previamente projetado, bem como as metas gerais do negócio.

2. Defina uma equipe de projetos:

É ideal selecionar um colaborador para gerenciar o time e definir, de forma clara, quais as necessidades internas, para que haja desenvolvimento constante.

3. Defina os requisitos funcionais necessários:

O gerente de projetos deve se dedicar a listar e descrever todas as necessidades do negócio, como quem receberá acesso, quais tarefas diárias deverão ser substituídas pelo software e quais os sistemas que podem ser “aposentados” após a implantação do ERP.

4. Planeje a longo prazo:

É fundamental ter uma visão do futuro da empresa. Assim, é possível calcular o ROI (Retorno Sobre Investimento) e entender se um ERP é a melhor escolha para o seu negócio. Como você vê a sua empresa daqui a um ano? A expectativa é de crescimento? O investimento em um Sistema de Gestão Empresarial Integrado poderá ser mantido? Examine essas questões antes de dar um passo adiante.

5. Defina um orçamento:

A implementação de um ERP pode não ser tão rápida quanto se imagina e seu custo pode acabar aumentando de uma hora para outra. Portanto, estabeleça quanto a empresa pode investir e garanta que o “provedor” do software se mantenha dentro do orçamento.

6. Faça uma lista de requisitos:

Você sabe exatamente do que a sua empresa precisa. Logo, antes de contratar uma empresa para lhe ajudar com a implementação do sistema, repasse os recursos que você espera encontrar no ERP.

Defina os critérios de seleção de um fornecedor de sistema ERP. Você provavelmente encontrará uma série de empresas oferecendo o serviço, então, priorize certos critérios para não fazer a escolha errada. Entre os pontos a se considerar estão:

- Custos;

- Oferta de consultoria;

- Nível de suporte;

- Tempo de implementação;

- Referências de outros clientes.

As diferenças entre ERP local e ERP na nuvem

Depois de tantas informações, chegou o momento de decidir qual a melhor solução de ERP para a sua empresa: na nuvem ou local? Antes de escolher uma das duas, é necessário que você saiba os detalhes sobre cada implementação.

Nuvem

Um ERP na nuvem não está hospedado no servidor do usuário, mas em servidores remotos. Logo, é possível acessar os dados armazenados utilizando a internet e de qualquer lugar.

As principais vantagens desse tipo de instalação estão relacionadas a redução dos custos, maior flexibilidade e facilidade de acesso. Além disso, ao utilizar uma instalação de terceiros, como é o caso da nuvem, a empresa paga apenas pelos usuários e pelos recursos. Portanto, não há a necessidade de custear licenças, programas ou servidores.

Por outro lado, o principal risco de utilizar esse método de armazenamento, é a falta de controle sobre os seus dados, já que você se torna dependente do servidor remoto contratado.

De qualquer modo, os principais fornecedores de sistemas ERP já adaptaram seus softwares para essa “modalidade”, entre eles estão:

- SAGE ERP;

- SAP ERP;

- NetSuite;

- Microsoft Dynamics;

- Deltek;

- Odoo.

Por que escolher um ERP na nuvem?

Os Sistemas de Gestão Empresarial Integrados baseados em nuvens, possuem certas vantagens competitivas:

- Maior usabilidade: como a nuvem funciona através de um navegador Web, a interface do usuário costuma ser familiar e fácil de usar, já que o processo se torna intuitivo;

- Gastos menores com TI: a infraestrutura para o uso do software ERP é compartilhada com outras empresas. Assim, a taxa mensal a ser paga é menor desde o primeiro momento. Além disso, essa opção pode gerar economias de recursos e tempo do departamento de TI;

- Facilidade na migração do sistema: quando se utiliza um sistema na nuvem, tanto a implantação quanto a replicação se tornam mais fáceis, o que pode diminuir os custos com exportações de bancos de dados.

Desvantagens do ERP na nuvem:

- Personalização: sem dúvidas, essa é a maior desvantagem do armazenamento em nuvem. Como o mesmo sistema está sendo utilizado por várias empresas, configurações personalizadas não costumam ser uma opção viável;

- Conectividade: embora o acesso remoto seja um fator de extrema importância, se você estiver em um local com uma conexão ruim, não haverá a possibilidade de obter dados da empresa de forma segura.

ERP local

O ERP local nada mais é do que utilizar servidores da empresa para o armazenamento de dados.

Sua principal vantagem é permitir o total controle do programa, no entanto, nem tudo é perfeito. Para utilizar um ERP local é preciso um forte investimento em infraestrutura, manutenção e licenças, o que significa um custo considerável e que nem toda empresa pode pagar.

Além disso, se você utilizar todo o seu orçamento na implementação de um ERP local, a terceirização de determinadas tarefas pode ser comprometida, sobrecarregando a sua equipe interna e gerando desgaste e estresse elevados.

Mesmo em constante queda, ainda existem diversos provedores e fabricantes de ERPs locais, como:

- Polypm;

- Deacom;

- ECI-M1;

- WinFDS;

- Made2Manage;

- SAGE;

- SAP;

- Oracle.

Agora que você já sabe a diferença entre ERP local e em nuvem, podemos dizer que eles apresentam certas semelhanças em termos de capacidade de trabalho. Porém, a maior diferença está relacionada com o orçamento e com a proteção de informações.

O que isso significa? Que o custo de ter um modelo de servidor local é muito alto, tanto economicamente falando, quanto em questão de segurança dos dados.

Logo, embora ter um servidor local para hospedar seu Sistema ERP de Gestão Empresarial Integrado possa ser uma vantagem em termos de gerenciamento, nem todas as empresas possuem os recursos necessários para torná-lo viável.

Assim, o ERP em nuvem ainda é a melhor escolha e a opção mais flexível, economicamente falando.

Quais os custos da implementação de um sistema ERP?

Se você imagina que os únicos gastos que terá com um ERP serão os da instalação do software, está enganado. Existem muitas despesas contínuas na operação de um Sistema de Gestão Empresarial Integrado. O custo total pode incluir despesas como:

- Equipe de implementação, treinadores e consultores;

- Backup e armazenamento de dados;

- Custos de software relacionados ao tipo de licença, renovação, tipo de sistema, escopo, aplicativos, número de usuários e nível de personalização;

- Equipe de suporte do software e da rede;

- Manutenção e atualização da infraestrutura.

Logo, para não ser surpreendido com os preços, certifique-se de planejar o orçamento de forma detalhada, prevendo o aumento do investimento e até mesmo o declínio da receita da empresa.

É possível integrar CRM e ERP?

Muitas empresas que possuem um CRM, ou seja, ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente, ainda têm dúvidas se é possível gerenciar ambos ou, até mesmo, integrá-los.

A ideia por trás dessas soluções é simples: o ERP oferece diferentes funcionalidades em um ambiente amplo, cobrindo todas as atividades de uma organização. Já o CRM, costuma ser utilizado de maneira exclusiva, com foco no gerenciamento de clientes.

Logo, a compatibilidade entre os dois sistemas é praticamente garantida. Embora algumas empresas decidam instalar apenas uma das opções, existem as que se aventuram e optam pelas duas de uma única vez, realizando posteriormente a integração. Assim, os processos se tornam mais rápidos e o trabalho administrativo mais eficaz.

Outro ponto importante é que cada sistema possui a sua finalidade. O ERP, por exemplo, controla campos extensos, como a produção, contabilidade, faturamento, distribuição, logística e finanças, enquanto o CRM foca na gestão abrangente de clientes. Assim, o trabalho de ambos se mostra complementar.

Principais mitos sobre o sistema ERP

Com a popularização dos softwares ERP, muitas informações foram disseminadas de forma incorreta, gerando dúvidas e fazendo com que algumas empresas ficassem com “um pé atrás” no que diz respeito a investir ou não em um sistema de gestão empresarial integrado.

De qualquer modo, selecionar e implementar uma solução ERP pode confundir até mesmo os profissionais mais experientes. Por isso, desvendamos alguns mitos sobre o assunto, logo abaixo:

Quanto mais funcionalidade eu escolher para a minha empresa, melhor

Definitivamente, não adianta querer selecionar dezenas de funcionalidades em um software ERP se a sua empresa não precisa de metade delas. O ideal é se concentrar no que realmente pode auxiliar o seu negócio, dispensando qualquer recurso que não se aplique a finalidade que você procura.

Fator mais importante na hora de escolher um ERP é o preço

Pense por um minuto: se você escolheu implementar um sistema ERP na sua empresa, é porque deseja melhorar as operações do seu negócio, de olho no futuro. Então, não seria mais lucrativo comprar um sistema completo por um preço mais alto do que pagar menos por softwares mais baratos, mas que não atendem as suas necessidades?

Por isso, compare o que cada solução ERP pode oferecer com as metas que você definiu para a sua empresa. O retorno do seu investimento dependerá do valor derivado do seu sistema de gestão empresarial ao longo do tempo. Assim, o ERP ideal é aquele que atende os seus requisitos tanto agora como no futuro, mesmo não sendo o mais barato.

O ERP é uma solução de gerenciamento de TI

Grande parte da sua equipe de TI pode passar um certo tempo desenvolvendo e implementando ERP, mas não é apenas esse setor que se beneficia disso. Para que todos os departamentos entendam a finalidade da implementação de um Sistema de Gestão Empresarial Integrado, é necessário que a equipe responsável pelo projeto seja composta pelos mais diversos profissionais.

Logo, é preciso unir TI, setor comercial e executivos para formar um núcleo de operações relacionados ao processo.

O ERP para o agronegócio

O agronegócio é um dos setores econômicos mais importantes do país. Ele envolve uma ampla gama de atividades, que vão desde a produção agrícola e pecuária até o desenvolvimento de ferramentas tecnológicas que otimizem o trabalho no campo. A dinâmica de exportações também é uma característica marcante do agronegócio brasileiro, uma vez que o Brasil está entre os maiores exportadores de vários produtos agrícolas, como o café, o açúcar e a carne bovina, por exemplo.

Considerando o amplo leque de atividades que fazem parte do escopo do agronegócio, é fundamental que o produtor disponha de ferramentas tecnológicas que o permitam administrar e gerir bem a sua produção. Nesse sentido, um software ERP pode ser de grande utilidade: ele permite o controle de atividades de extrema importância para o agronegócio, que são a armazenagem e a comercialização, monitorando, também, o estoque, a precificação dos produtos, as operações de vendas, o desempenho da produção, a negociação com exportadores e o beneficiamento das culturas. Essas ações possibilitam, além da maximização dos lucros, a redução dos custos e o aumento da produtividade.

O ERP para as confecções

As indústrias de confecção têm grande necessidade de modernizar seus processos para se estabelecer e se manter competitivas no mercado, até porque o vestuário é um setor que se atualiza constantemente. A rotina de uma confecção envolve inúmeros setores e etapas, tanto na produção de peças de vestiário quanto no acompanhamento das vendas, sendo de grande utilidade a adoção de um ERP que atenda às especificidades desse tipo de empresa.

Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas confecções é a noção incorreta da realidade do estoque, uma vez todos os demais setores da confecção dependem desse para funcionar. Esse exemplo comprova a importância da comunicação entre os diferentes setores, o que é possível com a adoção de um sistema ERP eficiente. Outros setores das confecções que podem ser geridos por meio de um sistema ERP é o de produção, tabela de preços, faturamento, contato com fornecedores, fluxo de caixa, emissão de NF-e, entre muitos outros.

O ERP para construtoras e incorporadoras

O segmento da construção civil é um setor que envolve muitos desafios. Se a construtora não tiver um esquema organizado para realizar suas tarefas, a equipe pode se manter por muito tempo ocupada com tarefas que poderiam ser automatizadas. Nesse sentido, os sistemas de ERP podem ser grandes aliados, uma vez que se adequam às necessidades da construtora, agilizando processos, otimizando o lucro e, claro, sem reduzir a qualidade da execução das obras. Na construção civil, os ERPs podem ser muito úteis para estabelecer um padrão de relacionamento com os clientes, cadastrar as obras em execução, gerir orçamentos, cotações, compras e cadastrar fornecedores, e realizar a gestão financeira.

Para o setor de incorporação, o uso dos ERPs também traz muitas vantagens: é possível, por meio dele, gerenciar as etapas que envolvem o mercado imobiliário, sobretudo os setores de vendas, análise de imóveis, incorporação de terrenos, entre outros setores.

O ERP para distribuidoras

A automação comercial é uma ferramenta muito útil para distribuidoras, desde o setor de compras até o controle de estoque. A agilidade é um ponto muito importante para se manter no mercado, principalmente no caso das distribuidoras, que formam um setor bastante competitivo no mercado atual. Nesse sentido, além de permitir a integração entre todos os setores e armazenar os dados em uma só plataforma, o ERP para as distribuidoras atua desenvolvendo relatórios que permitem o mapeamento das vendas, a relação com distribuidores, o planejamento de novas compras, o fluxo de caixa, as contas a pagar e a receber, entre outros setores. É importante considerar, na escolha de um ERP, que a automatização da movimentação do estoque é um ponto fundamental para uma distribuidora.

O ERP para o E-commerce

O e-commerce é um modelo de mercado extremamente promissor, já que a tecnologia está presente em praticamente todas as atividades humanas e, por isso, as pessoas têm optado com frequência pela aquisição de produtos via internet. No Brasil, segundo dados da BigData Corp, existem mais de 900 mil sites realizando comércio eletrônico, o que mostra que, além de promissor, esse mercado é muito concorrido.

Quando falamos em concorrência e estabilidade no mercado, pensamos instantaneamente em boa gestão e controle, o que nos leva diretamente aos sistemas ERP. Existem atualmente, no mercado, muitos ERPs voltados especificamente para o e-commerce, incluindo gestão de meios de pagamento online, como PicPay e PagSeguro. Por dispor de vários módulos totalmente adaptáveis à realidade de cada empresa, o ERP aplicado ao e-commerce também pode gerenciar, ao mesmo tempo, a parte física e online da organização.

O ERP para empresas de serviços

Empresas prestadoras de serviços, ao contrário do que pode se pensar, também têm muitas atribuições e tarefas a gerenciar em seu dia a dia. É preciso, por exemplo, bastante organização e atenção para controlar estoque, se relacionar com fornecedores, realizar orçamentos, atender a clientela, entre outras atividades. A boa realização dessas tarefas, além de otimizar de forma bastante significativa os lucros, permite manter fiel a cartela de clientes, seja em uma empresa de grande porte ou de uma pequena prestadora de serviços. Os módulos também podem ser adaptados à gestão dos recursos humanos das empresas ou a qualquer outra área que necessite de gerenciamento e integração.

O ERP para a engenharia

A engenharia é uma área de atuação bastante robusta, possibilitando o atendimento a diferentes áreas e segmentos. Nesse sentido, os profissionais desse ramo precisam lidar com um grande volume de trabalho envolvido em seus projetos, o que torna fundamental uma ferramenta tecnológica de gestão. Não dispor de um sistema que organize, unifique e automatize os serviços pode trazer grandes transtornos aos responsáveis pela empresa de engenharia, ocasionando erros graves, atritos com clientes e até perdas de contratos e, consequentemente, de dinheiro.

Com um software ERP, os profissionais poderão acessar, em um sistema integrado, desde os projetos, orçamentos e pedidos de compras de materiais até as áreas de incorporação e urbanismo, se esse for o caso da empresa. Esse acompanhamento em tempo real é o que permite que as alterações e decisões sejam tomadas enquanto os processos ainda estão em andamento, o que previne transtornos ou problemas de difícil reversão no fim do serviço.

O ERP para hospitais

As instituições hospitalares têm como maior preocupação atender de forma satisfatória e com qualidade, sem, entretanto, efetuar gastos desnecessários ou cometer erros que possam comprometer o andamento da rotina. Por controlar uma quantidade muito grande de dados, inclusive relatórios médicos e protocolos de pacientes – documentos de grande importância –, é fundamental, para evitar a ocorrência de erros, que os hospitais organizem os seus setores e automatizem processos que podem ser demorados se realizados de forma manual.

No contexto hospitalar, os ERPs podem, por exemplo, informatizar as prescrições médicas, dispensando a necessidade de realização manual dessa atividade e, assim, reduzir erros de interpretação, gerir o fluxo financeiro e o estoque de insumos hospitalares, gerir a segurança dos dados relativos as informações dos pacientes, que devem ser sigilosas e bem protegidas, controlar informações sobre fornecedores e prestadores de serviços e melhorar a produtividade, gerenciar a marcação de consultas e exames médicos, entre muitas outras possibilidades.

ERP para indústria

A indústria é um setor econômico de grande importância para a humanidade. Praticamente tudo que consumimos, seja automóveis, alimentos, roupas e muitos outros itens vêm da indústria. Além disso, esse setor é um dos principais responsáveis pela geração de empregos no Brasil e no mundo. O processo de produção, pautado na transformação da matéria-prima em produtos, envolve muitas etapas e equipamentos diferentes. Assim, a indústria emprega, em suas tarefas, máquinas, pessoas e muitas informações.

Para que todas essas atividades sejam realizadas com sucesso, o gerenciamento a partir de um software de gestão é uma ferramenta absolutamente indispensável. Na indústria, o ERP é de suma importância, principalmente porque a lucratividade e a alta produtividade são itens fundamentais para a sobrevivência nesse ramo. Na indústria, o ERP reduz erros por permitir a padronização de todas as operações, planeja a compra de insumos, faz o gerenciamento do estoque e das contas a pagar, automatiza processos repetitivos e controla a parte contábil e fiscal, oferecendo progresso, modernidade e autonomia à indústria.

ERP para a indústria metalúrgica

A indústria metalúrgica, responsável pela produção de materiais de ferro e outros metais, envolve, assim como todos os outros setores industriais, vários campos diferentes de prestação de serviço, tais como fundição, soldagem, usinagem, entre outros, o que implica dizer que a organização é crucial também para esse setor. Existem empresas metalúrgicas, ainda, que lidam com vários ou todos os processos possíveis no âmbito da metalurgia, o que torna indispensável a boa organização e gestão.

Nas metalúrgicas, os softwares ERPs podem ser muito úteis no gerenciamento da quantidade de matéria-prima disponível, na documentação de todas as atividades realizadas, no planejamento de tarefas a serem executadas e em outros controles, tais como recursos humanos e setor contábil.

ERP para supermercados

Atualmente, é pouco provável que se tenha um supermercado, sejam as grandes redes ou os mercados de bairro, que não contem com sistemas de informações e gerenciamento dos setores. A lucratividade é fundamental para a sobrevivência dos supermercados, e tudo que impacta direta ou indiretamente para a obtenção de lucro precisa ser levado em consideração. Assim, podemos afirmar modernização dos processos é muito útil para conciliar produtividade e geração de lucro.

Os ERPs podem ser úteis das mais variadas formas aos supermercados: gestão do uso dos cartões de crédito e de débito, que são os métodos de pagamento mais utilizados na atualidade e necessitam de uma gestão aprofundada para que os pagamentos realizados sejam identificados, gestão de estoque, de forma a não permitir que mercadorias faltem antes que as novas cheguem – principalmente os itens essenciais-, acompanhamento de notas fiscais, de forma a não permitir que impostos deixem de ser pagos, evitando inconsistências que podem gerar altas multas e sérios problemas com a Receita Federal, entre várias outras coisas.

ERP para restaurantes

Para funcionar adequadamente, os serviços de alimentação, sejam restaurantes de grande porte ou pequenas lanchonetes, precisam estabelecer procedimentos que funcionem de forma correta e eficaz, aliando eficiência e lucro. Restaurantes e estabelecimentos alimentícios em geral enfrentam, constantemente, um grave problema – o desperdício, o que pode ser evitado com a adoção de um bom sistema de gestão para controle de estoque e de produção de alimentos diariamente.

Em um restaurante, o ERP pode ter muitas funcionalidades: além da redução de desperdícios, que é possibilitada pelo melhor controle do que é produzido e do que é comprado, é possível ter controle do fluxo de clientes a cada dia da semana, medida que também ajuda significativamente no controle do desperdícios de alimentos. Além disso, o ERP permite que se faça projeções em curto, médio e longo prazo das vendas, controle fiscal e de contas a pagar e a receber, contatos com fornecedores e integração entre dados de várias unidades diferentes, se for o caso. Esse gerenciamento permite a tomada rápida de decisões por parte daqueles que gerem o estabelecimento, eliminando a preocupação com processos simples, mas demorados, que podem ser feitos de forma automatizada e com menos chances de erros.

ERP para o terceiro setor

As atividades do terceiro setor, que englobam todas as associações civis que não têm o lucro como principal objetivo, tais como as ONGs (Organizações Não Governamentais), entidades filantrópicas em geral, fundações e instituições em geral que prezam pelo bem estar social em detrimento do lucro, precisa, assim como os outros setores, de gestão e organização para o seu bom funcionamento. Entretanto, por não visar o lucro, esse setor necessita de sistemas de gestão que compreendam e executem bem as suas necessidades, agilizando os procedimentos e preservando os princípios mais importantes para esse setor: a transparência e o impacto social.

A tecnologia pode ser uma importante aliada para o cumprimento das metas no terceiro setor, o que aumenta a sua eficiência e o seu impacto social. Assim, apesar de não ter o impacto financeiro como objetivo, é importante que esse setor se adeque às inovações de gestão, contando com ações como automatização dos processos de administração, implantação de módulos que cuidem das especificidades do setor ao qual a organização se dedica, ferramentas que aumentem o engajamento dos voluntários envolvidos com a organização, de forma a aumentar os resultados obtidos pela instituição, módulos de marketing, que deem visibilidade à organização e que permitam, também, a captação de novos beneficiados por ela, entre outras coisas. A aplicação de um ERP no terceiro setor comprova o quanto esse sistema de gestão é adaptável, podendo servir, de forma eficiente, aos mais diferentes fins.

ERP para transportadoras

A malha viária do Brasil é uma das maiores do mundo, mas, apesar disso, os problemas enfrentados no transporte de cargas ainda são muitos e de vários tipos. Além das condições precárias da maioria das estradas do país, problemas de gestão atrapalham bastante o cumprimento dos prazos de entrega de cargas, causando grande prejuízo às transportadoras e muitos transtornos no trato com os clientes. Além disso, a emissão de documentos obrigatórios para o setor, como o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), também acaba comprometida pelos problemas de gestão, gerando sanções e multas para as empresas.

Um ponto fundamental para a realização eficiente dos serviços das transportadoras é a possibilidade de rastrear a carga durante o percurso de entrega. Com a adoção de um ERP adequado a esse serviço, as empresas podem passar mais credibilidade para a sua clientela, uma vez que poderá transmitir com precisão informações sobre a localização da carga. Os processos administrativos das transportadoras também podem ser geridos por meio de um software ERP, podendo integrar equipes e, consequentemente, reduzir o tempo para a realização de determinadas atividades, reduzir os custos e melhorar a lucratividade. É importante ressaltar que não é preciso ter disponíveis grandes frotas para utilizar um software ERP: o sistema pode ser de grande utilidade para pequenas empresas.

ERP para varejo

O setor varejista, que representa o setor terciário da economia, é responsável pela venda direta ao consumidor final. Esse setor representa uma importante fonte de geração de empregos no país, compreendendo lojas, supermercados, livrarias, lojas de eletrônicos, petshops, entre outras modalidades de comércio. O varejo, por lidar diretamente com o consumidor final, tem um papel muito importante na sustentabilidade da economia e acaba sendo mais suscetível às variações econômicas do país.

Em virtude da importância do mercado varejo para a economia, é fundamental que essa área do mercado disponha de organização e padronização em seus processos com vistas a vencer a competitividade e crescer no mercado.

No âmbito do mercado varejista, os softwares ERP podem ser de grande utilidade para a emissão de boletos para o consumidor, controle e geração de notas fiscais, controle de clientes de vedores, reduzindo a inadimplência e automatizando processos para reduzir erros e, consequentemente, prejuízos para o negócio. Os relatórios gerados pelos ERPs também podem ser de grande utilidade, uma vez que permitem que o gestor tenha acesso, sempre que for necessário, aos dados atuais sobre a situação do comércio, o que pode ajudá-lo a tomar decisões de forma rápida e evitar prejuízos.

ERP para vendas

As vendas constituem um setor bastante desafiador para aqueles que se envolvem nessa atividade. O processo de venda de um produto ou serviço envolve não somente uma equipe capacitada e bem integrada, mas sim de estratégias que facilitem o trabalho e permitam que o vendedor possa ter bons indicadores acerca de suas vendas. Vivemos um período em que o comércio digital está cada vez mais expandido, o que torna necessária a adoção de ferramentas que sejam capazes de conciliar o atendimento online e o presencial.

As propostas feitas ao cliente são um dos pontos mais importantes do processo de vendas. Nesse sentido, os ERPs podem ajudar na elaboração dessas propostas, o que contribui para o profissionalismo e seriedade do vendedor. Essas propostas, inclusive, podem ser aplicadas a mais de um potencial cliente, o que agiliza todo o processo da venda. Outro ponto fundamental diz respeito à possibilidade de unificar todos os processos em uma só plataforma, o que permite que vários colaboradores tenham acesso às informações e agiliza os procedimentos de vendas. Ter acesso a esses dados permite, também, a busca por possíveis erros que possam estar relacionados ao insucesso de determinada venda, fazendo com que eles possam ser corrigidos rapidamente.

O ERP e o back office

O back office é um setor de suma importância para qualquer tipo de negócio, seja envolvendo vendas ou prestação de serviços. Esse setor é responsável por fornecer o suporte às operações, ou seja, é o setor que presta os serviços indiretos, tais como Recursos Humanos, setor administrativo, setor financeiro, entre outros. Assim, os profissionais responsáveis pelo back office da organização precisam ser bastante organizados e ter a habilidade de pensar em soluções rápidas, uma vez que o bom andamento da organização depende muito das ações adotadas por eles.

Em razão da grande responsabilidade atribuída ao colaborador que faz parte do back office, é importante não confiar completamente na memória e no controle manual das atividades. Nesse sentido, contar com ferramentas tecnológicas é de extrema importância. Com a adoção de um sistema de gestão empresarial como o ERP, é possível fazer a gestão do back office, promovendo, além da integração dos setores e das informações, o acesso aos detalhes da operação e aos dados de maneira automatizada. É importante reiterar que essa automatização é de suma importância independentemente do porte da sua empresa.

ERP comercial

As atividades comerciais envolvem todos os segmentos que lidam com compra e venda de produtos e serviços. Isso significa dizer que em toda atividade comercial há solicitação de orçamentos, levantamento de dados de clientes, controle de estoque, emissão e gestão de notas fiscais, o que torna de extrema importância a adoção de um ERP, com vistas a organizar e automatizar os processos comerciais.

O ERP comercial pode ser utilizado para gerir todos os setores do negócio, tais como o estoque, a lista de fornecedores, as contas a pagar e a receber, o fluxo de caixa e a emissão de notas fiscais, bem como as obrigações com a Receita Federal. Os clientes ativos, clientes em potencial, as reclamações e o pós-venda também podem ser gerenciados por meio do ERP.

ERP contábil

O departamento de contabilidade é um dos mais importantes de qualquer organização, uma vez que ele administra todas as operações que envolvem o dinheiro da empresa. Além disso, o setor contábil é responsável por gerenciar a folha de pagamento e por fazer a ponte entre a empresa e o governo, por meio das obrigações fiscais. Assim, é por meio dessas informações que se analisa a saúde das finanças da empresa, e qualquer erro nesse setor traz prejuízos que podem ser desastrosos. Para executar bem as tarefas atribuídas ao setor contábil, é preciso muita atenção, dedicação e eficiência por parte dos colaboradores envolvidos.

Quando falamos em necessidade de atenção e minimização de erros em determinados setores, imediatamente pensamos em ferramentas tecnológicas como os ERPs para auxiliar os profissionais na gestão dos dados. OS ERPs, no contexto contábil, podem ser de grande utilidade para gerir a folha de pagamento da empresa, a parte fiscal, o registro das entradas e saídas financeiras e a integração e comunicação rápida entre os setores, de forma a poder compartilhar essas informações com vistas a agilizar a solução de problemas e a tomada de decisões. Um software ERP é importante, também, para a proteção dos dados da empresa, uma vez que os documentos precisam ficar guardados por longos períodos de tempo, mas mantê-los em meio físico pode não ser seguro.

ERP no controle de estoque

A organização e o controle dos processos administrativos de uma empresa têm importante impacto sobre seus resultados, principalmente em relação ao faturamento. Para que essa organização possa ocorrer de forma satisfatória, é importante que a empresa elabore procedimentos e se atente a todos os setores, sobretudo aqueles que são vitais para a sua permanência no mercado. Um desses setores é o estoque.

O estoque tem relação direta com alguns outros setores, principalmente o de vendas. É importante considerar que qualquer erro na estocagem de materiais tem consequências relevantes: se há sobra, há a possibilidade de perda de materiais ou de perda de espaço para outras mercadorias que são mais necessárias naquele momento. Se há falta, é possível que o serviço não seja realizado ou que a venda seja perdida, o que pode significar a perda definitiva daquele cliente. Assim, para evitar esses tipos de transtornos, é fundamental estar atento e com um bom controle do seu estoque, organizando-o constantemente, inventariando os itens disponíveis e definindo a quantidade mínima e máxima a ser armazenada de cada produto, atividades que podem ser realizadas por meio de um software ERP. Automatizar esse controle é essencial para que ele seja feito de forma correta, eficaz e sem erros.

ERP no controle de produção

Desenvolver bons produtos minimizando ao máximo os prejuízos erros e maximizando os lucros é a chave do sucesso de qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação. Assim, pode-se afirmar que o controle da produção, que consiste principalmente no planejamento do que deve ser realizado, melhora muito a produtividade da fábrica e seu relacionamento com as áreas que dão suporte a essa produção, o que traz benefícios importantes para todos os setores.

O ERP aplicado à produção de uma fábrica permite, além da integração de todos os setores, desde o estoque até o relacionamento com o cliente, a gestão adequada de todas as informações necessárias ao bom funcionamento dos processos e a compilação de todos os dados para a geração de relatórios , o que permite a identificação rápida dos erros e a tomada de decisões para a sua solução precoce. Fazer esse tipo de controle de forma manual, por meio de planilhas, pode trazer grandes transtornos por ser um método mais susceptível a erros, além de demandar mais tempo e maior quantidade de colaboradores disponíveis para a realização da atividade.

ERP financeiro

O controle das finanças envolve a administração de todas as movimentações financeiras da empresa, principalmente do fluxo de caixa e das despesas, tudo para evitar os temidos prejuízos. Com o controle deficiente da parte financeira, contas podem deixar de ser pagas e a entrada de dinheiro no caixa também pode ficar comprometida. Confiar unicamente na memória ou em documentos físicos para a realização dessa tarefa não é uma boa opção, uma vez que esses métodos envolvem mais chances de erros, que podem ser muito prejudiciais ao funcionamento da empresa.

Um ERP aplicado à gestão financeira pode oferecer muitos recursos úteis, como o histórico de pagamentos realizados pela empresa (o que evita pagamentos em duplicidade), a automatização do pagamento de contas recorrentes, a geração de títulos a receber depois de efetuar uma venda, o que é possível graças à integração dos módulos que pode ser feita pelos ERPs, a cobrança automática e a conciliação com clientes em débito, a integração com meios de pagamento como cartões de crédito, débito e cheques, contato com a tesouraria/setor de contabilidade, o gerenciamento de notas fiscais, entre vários outros recursos que podem ser totalmente adaptados de acordo com as necessidades, características e estrutura da sua empresa.

ERP para folha de pagamento

A administração das folhas de pagamento das empresas envolve múltiplos processos, independente do porte da empresa. Para gerar uma folha de pagamento, é necessário realizar cálculos que envolvem férias, adiantamentos, décimo terceiro, descontos e encargos. Todos os empregadores precisam registrar as informações dos funcionários para cumprir exigências legais, o que destaca a importância da folha de pagamento e a necessidade de realizar a gestão de forma responsável, eficiente e padronizada, com vistas a otimizar este processo e reduzir ou eliminar a incidência de erros.

O software ERP, quando aplicado à gestão da folha de pagamento, pode ser muito útil para simplificar dados funcionais desde a admissão, emitindo documentos necessários para essa etapa da contratação e registrando os dados sobre a remuneração. Além disso, o ERP para folha de pagamento pode contar com módulos responsáveis por gerir o usufruto das férias e faltas, do décimo terceiro salário, recolhimento de encargos que fazem parte das exigências fiscais, tais como INSS e IRPF, controle de afastamentos e licenças, benefícios concedidos, como vale transporte, gestão de horas extras, rescisões, entre todos os outros processos que envolvem a elaboração da folha de pagamento. É muito importante poder contar com a tecnologia como uma aliada para agilizar e aperfeiçoar esses processos.

ERP para gráfica

As gráficas são modalidades empresariais que, na maioria dos casos, oferecem uma gama de serviços bastante variada ao público, tais como elaboração de artes para impressão, convites, etiquetas, embalagens, fotoprodutos, panfletos e muitos outros serviços que envolvem o chamado pós-impressão e a comunicação visual. Assim, gerenciar toda essa gama de atividades de forma a seguir um padrão de produção pode ser um grande desafio para os profissionais que cuidam da gestão da gráfica. Além disso, não é apenas a produção em si que precisa receber atenção: os procedimentos de captação de clientes, venda e pós-venda também são de suma importância para o sucesso da empresa.

Para que todos esses setores possam ser bem controlados, é fundamental contar com a ajuda da tecnologia. A partir da adoção de um ERP, é possível gerenciar tanto os processos de impressão quanto a compra e venda das matérias-primas necessárias para a execução dos serviços. O ERP permite, também, o bom gerenciamento do estique da gráfica e das vendas, a automatização, padronização e simplificação de todos os processos, com vistas a otimizar o tempo de realização das tarefas, e o controle do fluxo de caixa, item muito importante para a sobrevivência da gráfica no mercado.

ERP para logística

A logística é um setor que faz parte da rotina de muitas empresas, sendo que essa área necessita de controle e atenção constante para evitar transtornos. Esse setor envolve principalmente o transporte e entrega de produtos, mas não somente isso: ele é responsável, também, pelo estoque e pela gestão de pedidos de novos produtos, o que torna muito importante a conexão entre esse e os demais setores da organização.

A adoção de um ERP que conte com um módulo específico para a gestão logística é uma forma muito válida de aumentar a produtividade da empresa, uma vez que ele pode contribuir para a unificação das informações que costumam ficar dispersas entre os setores, a eliminação da necessidade de realizar tarefas repetitivas de forma manual, a geração de relatórios, o acompanhamento de processos e, principalmente, o acompanhamento das frotas e a localização das cargas. Com isso, as informações podem ser transmitidas e acessadas com maior confiabilidade e segurança, reduzindo a possibilidade de ocorrência de erros e de retrabalhos, traçando estratégias adequadas à realidade e ao porte da organização e melhorando significativamente a qualidade da prestação dos serviços, o que é convertido na satisfação da clientela e no aumento da lucratividade da empresa.

ERP em manufaturas

Os sistemas ERPs, quando aplicados às manufaturas, são capazes de integrar e gerenciar todos os processos da empresa, incluindo, além das questões operacionais, a parte administrativa, financeira e fiscal. As manufaturas são o tipo de organização que mais necessitam de sistemas ERPs para o bom funcionamento, uma vez que sua rotina diária envolve muitas atividades diferentes e que demandam atenção e eficiência.

As possibilidades de módulos de um software ERP aplicado à manufatura são muitas. É possível controlar todo o processo de vendas, incluindo o cálculo de preços e comissões, controlar toda a parte contábil e fiscal, gerenciar o setor de compras de forma integrada aos fornecedores, controlar o estoque e o processo manufatureiro, confeccionando fichas técnicas dos itens produzidos.

ERP na emissão de notas fiscais

A emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) é muito importante para as empresas, e costuma consumir muito tempo e demandar muita atenção por parte de quem executa essa tarefa. Assim, é de grande importância estar muito atento durante a execução dessa tarefa, de forma a evitar prejuízos financeiros, problemas com o cliente, uma vez que a nota fiscal é um direito dele, e, principalmente, complicações a Receita Federal. A NF-e é um documento estritamente digital, e documenta todas as operações que envolvem circulação de mercadorias e prestação de serviços. Esse processo não admite erros, e envolve cálculos importantes e um tanto complexos, o que faz com que se torne indispensável o seu gerenciamento por meio de ferramentas tecnológicas.

Uma das funcionalidades dos sistemas ERP é a emissão de notas fiscais eletrônicas de forma rápida, simples e integrada aos outros setores da empresa, eliminando as chances de erros durante esse processo. Assim, o ERP pode gerar o arquivo .xml da NF-e, colher a assinatura eletrônica que dá a validação ao documento e emitir esses dados diretamente ao SEFAZ, podendo, também, em seguida, realizar a impressão do DANFE. Esse processo elimina a necessidade de aquisição de um software específico e exclusivo para a emissão de notas fiscais, sem perder a segurança no manejo dos dados e o fluxo de atendimento e de execução de processos.

ERP para ordem de serviço

As ordens de serviço (OSs) são itens de suma importância para as empresas, pois elas organizam o fluxo de trabalho e são responsáveis pela formalização dos pedidos e pelo registro de todas as atividades realizadas e a realizar. Assim, quando um cliente procura determinada empresa para a realização de determinado serviço, ele transmite as informações necessárias para o prestador do serviço, que deve registrá-las na ordem de serviço com a finalidade de ter um guia para a realização da tarefa solicitada. Conforme as ações foram sendo realizadas, o documento pode ser alterado e atualizado, até que se conclua o processo de prestação de serviço.

Todas as atividades envolvidas na prestação de determinado serviço podem ser controladas e registradas pelas OSs, o que justifica a necessidade de elaborar bem esse documento. Em virtude da importância das ordens de serviço, é muito importante que a sua elaboração seja informatizada, uma vez que fazer esse gerenciamento de forma manual aumenta muito a incidência de erros durante o processo. Nesse sentido, a implementação de um ERP pode ser de grande utilidade: é possível definir um módulo específico para as ordens de serviço, o que faz a rotina da empresa ganhar bastante agilidade e padrão nas ações. A OS elaborada com o suporte do ERP pode ser compartilhada de forma rápida e automatizada por toda a equipe.

ERP inteligente

Os ERPs inteligentes, ou i-ERPS, são ramificações dos sistemas ERPs que acompanham as tendências da IA (Inteligência Artificial) e outras tecnologias bastante modernas, como a computação em nuvem, que consiste em uso de dados hospedados pela internet, a Machine Learning, tecnologia capaz de prever resultados por meio de algoritmos, e o BigData, que permite a descrição de grandes volumes de dados.

A aplicação dessas tecnologias avançadas permite o refinamento dos recursos dos ERPs, já que podem contar com o aprendizado das máquinas para a execução das ações. Assim, as organizações podem acompanhar a revolução tecnológica que vem marcando o mundo dos negócios atualmente, mantendo-se competitivas e atendendo às atuais exigências do mercado.

Dashboard ERP

Conforme já comentamos anteriormente, a utilidade de um software ERP em empresas, independentemente do seu segmento, é indiscutível, uma vez que ele permite a organização das tarefas e o controle das informações relacionadas ao negócio. Uma das funcionalidades mais importantes dos ERPs é a possibilidade de integrar todas as informações importantes para a empresa em uma única plataforma, o que dispensa a necessidade de utilizar vários softwares diferentes para atender aos setores da empresa. Porém, os ERPs podem se tornar ainda mais eficazes e úteis: seu uso pode ser atrelado a um dashboard, o que melhora ainda mais os resultados obtidos.

O dashboard consiste em uma ferramenta que permite a visualização mais ampla e consistente dos indicadores da empresa, tudo em uma única tela, de forma simplificada e eficiente e promovendo a transparência na corporação. Geralmente, os dashboards ficam visíveis nas áreas comuns das empresas, de forma que todos os profissionais tenham acesso rápido às informações e possam se integrar nos processos administrativos da organização. As informações são atualizadas de maneira constante e totalmente informatizada, dispensando a necessidade de uso de plataformas manuais para o registro e transmissão desses dados. Assim, as informações coletadas por meio dos ERPs podem ficar visíveis a todos de forma rápida e prática.

Implementação de ERP

Depois de compreender a importância de um software ERP e suas funcionalidades, o gestor precisa saber quais passos precisa seguir para implementar esse sistema na sua empresa. É importante que a metodologia de implementação seja seguida atentamente, o que só é possível quando se compreende bem as possibilidades de atuação de um ERP e seu funcionamento. As etapas que devem ser seguidas no processo de implementação são as seguintes:

1. Identificar os problemas comuns da organização e as necessidades que motivaram a adoção do ERP, o que pode ser feito por meio da análise dos indicadores de desempenho da empresa.

2. Traçar os objetivos a serem atingidos: nessa etapa, é necessário objetividade e alinhamento das expectativas da organização às possibilidades oferecidas pelos ERPs.

3. Escolher um ERP que atenda aos seus objetivos, tendo sempre como base as necessidades da empresa e os problemas que devem ser solucionados.

4. Alimentar o sistema, atividade que deve ser feita por meio da migração dos dados essenciais para o bom funcionamento do sistema ERP.

5. Preparar os colaboradores: essa etapa é bastante importante e deve ser feita por meio de treinamentos oferecidos às equipes que lidarão diretamente com o sistema.

6. Testar o software, de forma a saber se ele é realmente capaz de realizar as tarefas para o qual foi designado.

7. Realizar revisões: é importante monitorar atentamente o funcionamento do ERP para evitar falhas sistêmicas que possam comprometer o seu funcionamento.

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